Müasir təşkilatlarda İnsan Resursları (İR) yalnız işə qəbul və sənədləşmə ilə məhdudlaşmır. İR-in ən strateji funksiyalarından biri İnsan Resurslarının planlaşdırılmasıdır. Düzgün aparılmayan İR planlaşdırması şirkətdə kadr çatışmazlığına və ya artıq işçi yükünə səbəb olur. Bu isə səmərəsizlik yaradır.

Bu məqalədə İnsan Resurslarının planlaşdırılmasının mahiyyəti və bu proses çərçivəsində həyata keçirilən əsas fəaliyyətlər – vəzifə təlimatları, iş axışları (workflow), iş analizi, iş yükü analizi və strukturun qurulması sadə izah və real nümunələrlə təqdim olunur.

İnsan Resurslarının planlaşdırılması – təşkilatın mövcud və gələcək hədəflərinə çatmaq üçün doğru zamanda, doğru sayda və doğru bacarıqlara malik işçi heyətinin təmin olunması prosesidir.

İnsan Resurslarının Planlaşdırılması zamanı əsas fəaliyyətlər

1. Vəzifə Təlimatları (Job Descriptions)

Vəzifə təlimatı konkret bir vəzifənin:

• məqsədini

• vəzifə öhdəliklərini

• səlahiyyətlərini

• hesabatlı olduğu şəxsi

• tələb olunan bilik, bacarıq və təcrübəni

özündə əks etdirən rəsmi sənəddir. Bu sənəd əməkdaşın gördüyü işlər və rəhbərliyin ondan gözləntilərinin aydın olması üçün vacibdir.

Niyə vacibdir?

• İşə qəbul zamanı doğru namizədin seçilməsinə kömək edir

• Əməkdaşdan gözləntiləri aydınlaşdırır

• Performansın ölçülməsini asanlaşdırır

2. İş Axışları (Workflow)

İş axışı işin hansı ardıcıllıqla, kim tərəfindən və hansı mərhələlərdən keçərək icra edildiyini göstərən proses xəritəsidir.

Niyə vacibdir?

• Proseslərdəki xaosu aradan qaldırır

• Təkrar işlərin qarşısını alır

• Vaxt və resurs itkilərini azaldır

3. İş Analizi (Job Analysis)

İş analizi konkret vəzifənin məzmununun dərindən öyrənilməsi prosesidir. Burada işin:

• nə etdiyi

• necə etdiyi

• hansı bacarıqlarla icra edildiyi

• hansı şəraitdə yerinə yetirildiyi

təhlil olunur.

Niyə vacibdir?

• Düzgün vəzifə təlimatının hazırlanması üçün əsas yaradır

• Təlim ehtiyaclarını müəyyən etməyə kömək edir

• Əməkhaqqı sisteminin formalaşdırılmasında istifadə olunur

Nümunə:
“Mühasib” vəzifəsi üçün aparılan iş analizi göstərir ki, bu rol:

• yalnız uçot aparmır

• vergi hesabatları hazırlayır

• ERP sistemləri ilə işləyir

• audit proseslərində iştirak edir

Bu analiz nəticəsində vəzifə tələbləri real vəziyyətə uyğunlaşdırılır.

4. İş Yükü Analizi (Workload Analysis)

İş yükü analizi əməkdaşın üzərinə düşən iş həcminin vaxt və resurs baxımından ölçülməsidir.

Niyə vacibdir?

• Artıq və ya az iş yükünü müəyyən edir

• Əlavə işçi ehtiyacını əsaslandırır

• Əməkdaşın tükənməsinin (burnout) qarşısını alır

Nümunə:
Bir HR mütəxəssisi ayda 80–100 işçi üzrə əməliyyatlar aparır, eyni zamanda işə qəbul, onboarding və hesabatları icra edir. İş yükü analizi göstərir ki, bu həcm bir nəfər üçün effektiv deyil və ya əlavə HR əməkdaşı, ya da funksiyaların bölünməsi tələb olunur.

5. Strukturun Qurulması (Organizational Structure)

Strukturun qurulması şirkətdə bölmələrin, vəzifələrin və hesabatlılıq əlaqələrinin sistemli şəkildə formalaşdırılmasıdır.

Niyə vacibdir?

• “Kim kimə tabedir?” sualını aydınlaşdırır

• Səlahiyyət toqquşmalarının qarşısını alır

• İdarəetməni sadələşdirir

Nəticə

İnsan Resurslarının planlaşdırılması sadəcə kağız üzərində aparılan proses deyil. Bu, şirkətin uzunmüddətli uğurunun əsasını təşkil edən strateji yanaşmadır.