İnsan Resursları prosedurları şirkətdə əməkdaşlarla və iş prosesləri ilə bağlı fəaliyyətlərin necə aparıldığını, hansı ardıcıllıqla və kim tərəfindən icra edildiyini addım-addım izah edən rəsmi qayda və təlimatlardır.

Başqa sözlə, İR prosedurları bu suallara cavab verir: “Kim, nəyi, nə vaxt və necə etməlidir?”
Vacib məqam odur ki, prosedur sadəcə sənəd deyil. O, şirkətin düşüncə tərzinin və idarəetmə mədəniyyətinin praktik əksidir.

İR prosedurlarına ehtiyac varmı?

Böyüyən və ya sistemli işləmək istəyən şirkətlərdə praktikada tez-tez görürük ki, prosedurların 80–90%-i ya mövcud deyil, ya da formal xarakter daşıyır. Bu isə zamanla ciddi risklər yaradır:

• Qərarlar şəxsi yanaşma ilə verilir.
  Hər kəs öz doğru bildiyi kimi qərar verir və proseslər standartdan çıxır.

• Eyni vəziyyətdə olan əməkdaşlara fərqli münasibət göstərilir.
  Çünki problemi həll edəcək hamı üçün keçərli mexanizm olmur.

• Menecer dəyişdikdə qaydalar da dəyişir.
  Bu da sistemin yox, şəxslərin idarəetmədə əsas rol oynadığını göstərir.

• HR “subyektiv qərar verən tərəf” kimi görünür.
  Halbuki HR-ın rolu şəxsi fikir yox, sistem üzərindən qərar verməkdir.

Bu yanaşma uzunmüddətli perspektivdə əməkdaş etimadını azaldır, daxili konfliktləri artırır və şirkətin reputasiyasına zərər verir. Nəticədə, şirkətin fəaliyyətinə mənfi təsir edir və hətta böhran riskini yüksəldir.

İR prosedurlarının əsas üstünlükləri

1. Şəffaflıq yaradır
Əməkdaş bilir ki, hansı halda nə baş verəcək və qərar necə veriləcək.

2. Ədaləti qoruyur
Eyni qayda hamıya eyni cür tətbiq olunur. Bu da favoritizm riskini azaldır.

3. HR və menecerləri qoruyur
Qərarlar prosedura əsaslandığı üçün “şəxsi münasibət” ittihamlarının qarşısı alınır.

4. Vaxta və enerjiyə qənaət edir
Hər dəfə eyni mövzuya yenidən qərar vermək ehtiyacı olmur.

5. Şirkət mədəniyyətini formalaşdırır
Dəyərlər sadəcə divarda yazılan sözlər deyil, gündəlik qərarlarda yaşayan anlayışlara çevrilir.

Prosedurlar şirkətin daxili nizam-intizamının “səssiz təminatçısıdır”.

Kiçik şirkətlər üçün də lazımdırmı?

Bu sual çox verilir. Cavab qətidir: Bəli, lazımdır.

• Prosedurlar sadə və qısa olmalıdır. (50 səhifəlik sənədlərə ehtiyac yoxdur.)

• Əsas proseslər aydın və yazılı şəkildə müəyyənləşdirilməlidir.

Ən doğru yanaşma budur: Prosedurlar şirkət böyüməmişdən əvvəl yazılmalıdır.
Çünki böyüdükdən sonra artıq vərdişlər formalaşır, yanlış praktikalara “normal” kimi baxılır və dəyişiklik daha çətin qəbul olunur.

Ən vacib (tez-tez unudulan) məqam

Əgər menecerlər prosedura əməl etmirsə, HR özü proseduru pozursa və əməkdaşlar prosedurdan xəbərsizdirsə, həmin prosedur sadəcə “kağız parçası” olur.

Prosedur yazılıbsa:

• hamı üçün keçərli olmalıdır,

• rəhbərlikdən başlayaraq hər kəs ona əməl etməlidir,

• onboarding və daxili kommunikasiya ilə əməkdaşlara izah edilməlidir.

Əks halda prosedur sistemi yox, xaosu dərinləşdirir.

Yekun nəticə

İnsan Resursları prosedurları HR üçün nəzarət mexanizmi deyil.
Əməkdaş üçün güvən hissidir, rəhbərlik üçün isə risklərin idarə olunması alətidir.

Nümunə: Sınaq müddətinin qiymətləndirilməsi proseduru

Qeyd: Bu nümunə real prosedurun tam və detallı versiyası deyil. Məqsəd fikir formalaşdırmaqdır.

Məqsəd: Yeni əməkdaşın vəzifəyə uyğunluğunu obyektiv şəkildə dəyərləndirmək.
Sınaq müddəti: 3 ay (qanunvericiliyə uyğun).

Qiymətləndirmə meyarları:

• Peşə bilikləri

• İşə adaptasiya

• Davranış və komanda ilə uyğunluq

• Məsuliyyət və intizam

Prosedur addımları:

1. İşə qəbul zamanı əməkdaşa sınaq müddətinin meyarları izah edilir.

2. Birbaşa rəhbər sınaq müddətində əməkdaşın fəaliyyətini izləyir.

3. Sınaq müddətinin sonunda qiymətləndirmə forması doldurulur.

4. HR və rəhbər nəticələri müzakirə edir.

5. Əməkdaşla rəy görüşü keçirilir.

6. Davam, uzatma və ya xitam qərarı verilir.

HR Option, insan resursları inkişaf mərkəzi

Source: hroption.az